На рабочие встречи ездят на своей машине и сами платят за бензин – при каких условиях эти расходы компенсирует работодатель
Рабочая встреча назначена на другом конце города, служебной машины нет, и сотрудник снова садится в свою. За месяц таких поездок набирается несколько, вместе с ними – чеки с заправок и дополнительные километры на одометре. Фраза руководителя «езди пока на своей» показывает, откуда появилась практика, но сама по себе ещё не отвечает на главный вопрос – сколько и за что должен вернуть работодатель.
Статья 188 ТК РФ связывает выплаты сразу с несколькими условиями. Личный транспорт должен использоваться с согласия или ведома работодателя и в его интересах. В таком случае работнику положена компенсация за использование и износ автомобиля, а также возмещение связанных с ним расходов. Размер выплат стороны определяют письменно.
Значение имеет цель поездки, а не количество километров
Поездка к клиенту, на переговоры, на объект или для выполнения другого рабочего поручения отличается от обычной дороги до офиса. Ежедневный маршрут «дом – работа – дом» сам по себе обычно не относится к служебному использованию автомобиля. А вот отдельная поездка по рабочей задаче может иметь другое основание для компенсации.
Минимального количества таких выездов закон не устанавливает.
В законе нет требования по количеству. Важнее, чтобы использование машины было в интересах работодателя и подтверждалось документами; в ряде случаев достаточно даже одной служебной поездки, если она была согласована и расходы понесены для работы. Но для регулярной ежемесячной компенсации обычно нужно показать систематическое использование автомобиля и закрепить это в соглашении, – пояснила юрист Елена Тимошенко.
Устное разрешение и письменное соглашение решают разные задачи
Фраза руководителя «поезжай на своей машине» может иметь значение как свидетельство того, что работодатель знал об использовании автомобиля. Однако статья 188 отдельно требует определить размер возмещения письменно.
Условие можно включить в трудовой договор или оформить дополнительным соглашением. В документе практично зафиксировать, какой автомобиль используется, для каких рабочих задач, как рассчитывается компенсация и какие расходы возмещаются. Именно письменное оформление убирает ситуацию, когда сотрудник рассчитывает получить стоимость бензина и амортизацию, а работодатель подразумевает совсем другую сумму.
При этом отсутствие соглашения не означает автоматически, что все уже понесённые расходы остаются на сотруднике. Если машина использовалась с ведома работодателя и в его интересах, возможность компенсирующих выплат сохраняется. Но тогда приходится отдельно доказывать обстоятельства поездок и фактические затраты.
Бензин и износ автомобиля – не одна выплата
В статье 188 разделены два вида затрат. Первый – компенсация непосредственно за использование и износ личного имущества. Второй – расходы, связанные с использованием, к которым при служебных поездках относится бензин. Поэтому формулировка соглашения имеет практическое значение: в нём можно определить не только общую компенсацию за автомобиль, но и порядок возмещения топлива.
Фиксированной суммы, которую ТК РФ предписывал бы платить каждому работнику за личную машину, статья 188 не устанавливает. Размер согласовывают стороны. Поэтому бухгалтерские или налоговые нормативы нельзя автоматически воспринимать как сумму, которую сотрудник обязательно должен получать по трудовому договору.
Одного чека с АЗС для понятной картины мало
Чек подтверждает покупку топлива, но сам по себе не показывает, был ли бензин потрачен на поездку к клиенту или на личные дела. При регулярных разъездах полезно сохранять документы, которые связывают затраты с рабочей задачей: поручение, маршрут, сведения о встрече и документы об оплате топлива.
При требовании возместить фактически понесённые расходы можно приложить чеки на бензин и другие подтверждающие документы. Там же имеет значение подтверждение права на используемое имущество.
Особенно уязвима схема, при которой поездки месяцами происходят только по устной договорённости, а сумма компенсации нигде не закреплена. Пока отношения бесконфликтные, такая система может казаться удобной. При споре придётся восстанавливать, какие поездки действительно выполнялись для работодателя, что именно он разрешал и сколько сотрудник потратил.
Поэтому нормальное оформление начинается до очередной заправки: служебное использование машины фиксируется письменно, стороны определяют размер и порядок выплат, а рабочие поездки отделяют от обычной дороги до офиса. Тогда личный автомобиль остаётся способом выполнить поручение, а бензин и износ не превращаются в неопределённые расходы сотрудника.
Читайте также:
Поделиться новостью