Понадобилась копия приказа или справка о зарплате – сколько дней есть у работодателя и почему платить за документы не нужно
Справка о зарплате может понадобиться для подтверждения дохода, а копия приказа – когда требуется восстановить детали трудовых отношений. Иногда такой запрос воспринимают как обычную просьбу в отдел кадров, поэтому сотрудник ждёт документ столько, сколько его готовят. Но для части трудовых документов установлен конкретный срок, который начинается не с удобного для работодателя момента.
Отправной точкой становится письменное заявление. По статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать связанные с работой документы и их копии не позднее трёх рабочих дней со дня подачи запроса. Среди прямо перечисленных примеров – копии приказов о приёме, переводах и увольнении, справки о заработной плате и периоде работы. Копии должны быть надлежащим образом заверены.
Почему дату заявления лучше зафиксировать
Срок привязан именно к письменному обращению работника. Поэтому в заявлении лучше точно перечислить документы, которые требуются, а себе оставить подтверждение даты его подачи. При передаче через канцелярию таким подтверждением может стать второй экземпляр с отметкой о приёме.
Это имеет практический смысл: закон отводит работодателю три рабочих дня, а не просто «три дня». Если между подачей заявления и выдачей документов попадают нерабочие дни, считать срок как три последовательных календарных суток нельзя. Саму дату обращения поэтому полезно сохранить – от неё проверяется своевременность выдачи.
За копирование и заверение платить не нужно
Работодатель должен не просто распечатать нужный приказ. Копии выдаются бесплатно и должны быть заверены надлежащим образом. Отдельная плата за само изготовление такой копии или её заверение статьёй 62 не предусмотрена.
Поэтому запрос лучше формулировать предметно. Например: предоставить заверенную копию приказа о приёме на работу, копию приказа о переводе и справку о заработной плате за необходимый период. Если документов несколько, перечисление каждого из них позволяет при получении сразу проверить комплект.
Такой порядок распространяется не только на справку о зарплате. Закон прямо называет также выписку из трудовой книжки, сведения о периоде работы и документы о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах. Перечень при этом сформулирован как открытый, но ключевым остаётся условие: документ должен быть связан с работой конкретного человека.
Требовать все внутренние документы компании нельзя
Именно здесь возникает важное ограничение. Право получать документы, связанные со своей работой, не означает право потребовать заверенные копии вообще всех локальных актов работодателя.
Судебная практика разграничивает индивидуальные документы сотрудника и локальные акты, регулирующие работу организации в целом. В одном из таких споров работнику отказали в выдаче копий положений о премировании и стимулирующих выплатах: суды указали, что работодатель должен знакомить сотрудника с соответствующими актами в предусмотренном порядке, но выдавать их копии на основании статьи 62 обязан не всегда.
Поэтому просьба о собственном приказе о переводе и требование предоставить «все положения компании» – разные ситуации. В первом случае документ прямо касается трудовой деятельности сотрудника. Во втором сначала необходимо определить, возникает ли именно обязанность выдать копию, а не только ознакомить с документом.
Что проверить при получении
После выдачи стоит сверить четыре вещи: все ли запрошенные документы получены, соответствует ли справка нужному периоду, заверены ли копии и соблюдён ли трёхдневный рабочий срок. Требовать деньги за предоставление таких копий работодатель не вправе.
Практический алгоритм поэтому короткий: письменно перечислить необходимые документы, сохранить подтверждение даты подачи заявления, проконтролировать три рабочих дня и получить надлежащим образом заверенные копии. Чем точнее сформулирован запрос, тем проще отделить гарантированное законом право на собственные трудовые документы от доступа к внутренним материалам организации, для которых действуют другие правила.
Читайте также:
Поделиться новостью