Как управлять временем: рассказываем о системах планирования
- 24 октября 2021
- 12+
- Елизавета Насирова
Прошло почти два месяца с начала учебного года. Студенты и школьники уже успели с головой погрузиться в учебу и утонуть в многочисленных долгах и делах. Кому-то уже надо в скором времени исправить оценку, кто-то уже должен 3 курсовые. Да и многие офисные работники тоже, небось, погрязли в делах. А ведь скоро предстоит сдавать квартальные отчеты и подводить итоги работы за год. Как же не сойти с ума в этой гонке за временем, которого вечно не хватает?
Ответ прост - тайм менеджмент. И за этими двумя словами скрывается система организации своей работы и досуга. Перечисляем самые популярные способы приручения времени.
To do list - самая простая система планирования. Ее суть - просто записать в столбик все дела, которые необходимо выполнить и вычеркивать их по мере выполнения. Это просто, доступно и эффективно. Можно составить короткий список дел на день или же расписать весь месяц.
Running list - это система планирования уже чуть совершеннее, чем предыдущая. Это список дел на неделю с фиксированием дел по дням. Для него надо записать все дела в первый столбик. Второй столбик - это дни недели, которые надо пронумеровать горизонтально. И дальше работать просто по пересечению строки и столбца, рисуя в этом месте пустой квадратик Это будет означать, что задача поставлена на конкретный день. Если она будет выполнена в срок, то квадратик закрашивается. Если же задача не выполнена, то в нем будет стоять крестик. Стрелочка - перенос дела на другой день. Эта система удобна своей быстротой и наглядностью и по сути представляет собой тот же To do list, но с привязкой к датам.
Метод лягушки - если вы откладываете одно дело раз за разом в течении дня, то просто сделаете его рано утром, самым первым, чтобы больше не пришлось откладывать. Этот метод кажется сначала очень легким, но по итогу, когда берешься за это дело, что испытываешь не самое приятное чувство, будто ты засунул лягушку в рот. Поэтому этот метод и получил такое странное название.
Матрица Эйзенхауэра - этот метод планирования уже сложнее, чем предыдущее. Для него надо взять лист бумаги и и разделить его на 4 части: сделать, запланировать делегировать и удалить. Все дела надо обязательно записать в эти квадратики и отсортировать их сразу же по принципу: срочно и важно, важно но не срочно, срочно не важно, не важно и не срочно. Этот способ помогает правильно расставить приоритеты и избавится от ненужных дел, которые скорее всего уже не актуальны.
1-3-5 - это система планирования дел. Она очень проста и эффективна. 1 - это одно очень важное дело, которое надо срочно выполнить. 3 - это три не самых трудных дела. 5 - это пятерка очень простых дел, которые можно выполнить за 5 минут. Это система планирования поможет тем, кто не может распределять свои силы между делами.
bullet journal - это не просто отдельная система планирования. Это своего рода умный ежедневник, который каждый человек подстраивает под себя. В этот ежедневник можно вместить и календарь на месяц, и список дел на день, и даже списки книг. В общем все, что может потребоваться для работы или же учебы. Можно даже миксовать системы планирования, если в этом есть необходимость. Для этой системы потребуется блокнот или тетрадь и ручка. При желании можно обзавестись и маркерами или цветными ручками для выделения некоторых дел. Например, можно распределить дела по сферам деятельности или спискам, если есть на это время и желание.
“Я веду “буллет джорнал” уже более 3 лет. Завела его в первый год обучения в вузе. Я тогда нахватала много долгов и не могла организовать подготовку к 3 важным зачетам. О “буллет джорнале” я узнала из ютуба. Решила попробовать. Мне понравилось. Для меня это не только система планирования, но и хобби. Я люблю заполнять свой блокнот. Правда, “буллет джорнал” имеет один минус: мне постоянно хочется покупать новую канцелярию, чтобы сделать странички ярче, “ - признается Виктория Наумова 21 год, студентка.
Недельный планер - это самый древний метод планирования. Но при этом и самый простой. Нужно просто взять уже готовый недельный планер или самому начертить в блокноте 7 колонок, и просто вписать нужные дела в конкретный день. При желании можно создать восьмую колонку, в которой можно отметить дела, которые и не имеют привязки к дате. Это уже проверенная система, которая зарекомендовала себя уже давно.
Под конец стоит привести в пример самую неэффективную систему планирования, которую многие советуют как избавление от прокрастинации: полностью расписанный по минутам день. Дело в том, что дела не всегда имеют свойство сбываться в нужный момент. А их перенос вызывает стресс и лишнюю нервотрепку. В итоге мозг загружен не делами, а мыслями об их выполнении, переносе, отмене:
“Хуже плана, который плотненько расписан с 8:00 до 19:00, может быть только педантичный план, который действительно выполнен. Нет, все верно, сначала к вам придет приступ эйфории. Это же победа! Все выполнено! День удался! Чувствуешь себя машиной - неудержимой машиной планирования. Но завтра эйфория уляжется и нужно перезапустить день. И уже следующий день показывает, что точное планирование слетает на третьем пункте и оставляет неприятное ощущение, “ - комментирует Марлен Измайлов.
В целом все эти методы призваны помочь обычному рядому пользователю. Однако ж не всегда ситуацию спасают жесткие рамки тайм менеджмента. Дело в том что, работая с этими системами планирования очень важно не переусердствовать. Потому что эти самые системы планирования могут выйти боком, если загоняться по ним слишком сильно. Не стоит думать, что планировать каждую минуту и не иметь свободного времени это хорошо. Отдых также важен при работе. И грамотное планирование - это как раз правильное распределение нагрузки, которое должно помогать продуктивной работе. И тем более не стоит забывать золотое правило: 20% усилий дают 80% результата и 80% усилий дают 20% результата. Это правило стоит применять и к планированию, занося в свой ежедневник только важные дела, которые нельзя забывать.
Читайте также: